Administrasi dan Akuntansi Asrama Pesantren

                       ADMINISTRASI DAN AKUNTANSI ASRAMA PESANTREN

Oleh: Mukhamad Fathoni, M.Pd.I.

Disampaikan pada Pembinaan dan Orientasi Pengurus Kelurahan Asrama Sunan Kalijaga Program Takhasus Pondok Pesantren Nurul Huda Sukaraja OKU TIMUR, 9 Nopember 2014

Administrasi

Administrasi organisasi merupakan proses pencatatan atau inventarisasi fasilitas dan aktivitas organisasi. Dengan administrasi yang tepat, semua fasilitas dan aktivitas organisasi dapat terorganisir dengan sistematis. Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai aktivitas yang berhubungan dengan ketatausahaan (tulis-menulis) yaitu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis, dan terus-menerus mengikuti kegiatan organisasi untuk mencapai keberhasilan organisasi. Dalam pengertian yang lebih luas, administrasi merupakan proses penyelenggaraan dan pengendalian suatu organisasi secara keseluruhan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam administrasi setidaknya terdapat unsur-unsur: manusia, tujuan, tempat/wadah, pekerjaan/tugas, kerja sama, teknologi/mesin, struktur koordinasi, dan lingkungan pendukung. Unsur-unsur tersebut secara bersistem diperlukan untuk melakukan aktivitas administrasi meliputi: menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan. Aktivitas-aktivitas tersebut dilaksanakan di seluruh kegiatan organisasi seperti personalia, keuangan, sarana prasana, dan lain-lain.

Beberapa kelengkapan administrasi dalam organisasi antara lain:

1.      Buku induk anggota, untuk mencatat biodata anggota organisasi.

Nomor		Nama	Jenis Kelamin	Tempat/Tanggal Lahir	Alamat	Contact	Pas Photo
Urut	Anggota

2.      Buku induk pengurus

Nomor		Nama	Tempat/Tanggal Lahir	Jabatan	Alamat	Pas Photo
Urut	Anggota

3.      Buku inventaris barang

Nomor		Nama Barang	Spesifikasi	Asal Barang	Tanggal Beli	Harga Beli	Ket
Urut	Inventaris

4.      Buku agenda kegiatan

Bidang	Nama/Jenis Kegiatan	Waktu	Tempat	Peserta	Biaya	Catatan Kegiatan

5.      Buku tamu

6.      Buku kejadian khusus

7.      Program kerja

8.      Jadwal kegiatan

9.      Rencana anggaran

10.  Surat-menyurat dan kearsipan

11.  Buku kas harian/bulanan

12.  Laporan keuangan

13.  Dan lain-lain

Akuntansi

Dalam sebuah organisasi, pembukuan sangat penting, karena dengan melihat laporan keuangan organisasi dapat menentukan langkah-langkah ke depan untuk organisasi tersebut.

1.    Kas Harian/Bulanan

Digunakan untuk mencatat setiap bentuk penerimaan dan pengeluaran dana organisasi pada setiap hari atau bulan.

No	Tanggal	Uraian Transaksi	Debet	Kredit	Ket
Saldo
Jumlah

2.    Buku Pembantu Kas

Digunakan untuk mencatat detail dari transaksi pada Buku Kas Harian/Bulanan, seperti Buku Pembantu Hutang, Buku Pembantu Piutang, Buku Pembantu Pembelian, Buku Pembantu Pajak, Buku Bank dan lain-lain.

3.    Laporan keuangan

Untuk mengetahui keadaan keuangan organisasi pada akhir tahun, minimal dengan menghitung selisih antara penerimaan dan pengeluaran.

Penerimaan:
1.		Rp
2.		Rp                             +
Jumlah Penerimaan		Rp
Pengeluaran:
1.	Rp
2.	Rp
3.	RP
4.	Rp                          +
Jumlah Pengeluaran		Rp                            -
Saldo/Laba		Rp

4.    Dokumen-dokumen transaksi

Beberapa dokumen pendukung transaksi keuangan sangat penting untuk disimpan. Dokumen-dokumen tersebut antara lain:

a.    Faktur, yaitu bukti transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.

b.    Kuitansi, yaitu  bukti transaksi penerimaan uang karena ada pembayaran.

c.    Cek, surat perintah kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang tertera dalam cek kepada orang yang namanya tertera di cek tersebut.

d.   Nota kontan, yaitu bukti transaksi terjadi pembelian/penjualan tunai.

e.    Dokumen perbankan.

f.     Dokumen lain-lain.

---===Semoga Bermanfaat===---

atau unduh di sini!